亲爱的各位领导，您所要的文件我已经整理好了，现在已经发在了群里，请你有时间的话去下载看一看，我们在等着你给我们做出指示，如果合适的话我们就这样发，如果不合适呢，请提出修改意见，我将按照您的意见进行修改，感谢您对我们的支持和帮助。
首先比如常用的称呼不能马虎，您要常挂嘴边，让领导批准邮件不要出现希望批准，还忘批准的字样，希望和还望是上级对下级或者平级，要用烦请或者有劳或者恳请批准等代替！
其次，文件内容排版一定要工整简洁字体以微软雅黑为主，逻辑缜密，了解领导对邮件文件的排版要求，这里不是拍马屁，而是职场分寸！
最后就是署名处要使用公司统一模板，不要特立独行！